מאז יישומן של מערכות ERP ניצב תחום הגזברות בארגון בפני בעיות ואתגרים בניהול תזרים המזומנים:

יישום תזרים מזומנים ותחזיות במערכת ERP אמור להיות קל ופשוט מכיווןן שהנתונים נמצאים כבר במערכת. אולם, מסתבר שהעניין כלל אינו פשוט, וכתוצאה מכך ארגונים רבים המשתמשים במערכות ERP אינם עושים שימוש במערכת בכלים סטנדרטיים של תזרים מזומנים ועליהם לפתח פתרונות אחרים.

הסיבה לכך הן הדרישות המקדימות של גזבר או מנהל כספים לניהול התזרים:

1. הגזבר זקוק למידע שלם על כל פעילות הארגון בתחום ניהול הכספים. פעמים רבות גופים גדולים לא מנהלים את כל הפעילות שלהם בתוך מערכת ה-ERP. לפעמים לעתים הפעילויות מנוהלות במערכות ERP אחרות, או במערכות ליבה שאינן מהוות חלק מה- ERP.

2. המידע המגיע ממערכת ה- ERP אל התזרים תלוי בהנהלת החשבונות, דבר המתבטא בתזמון של הזנת המידע, בזמינות המידע לאנשי הגזברות, ובמהות המידע , שהיא חשבונאית בעיקרה ולא תזרימית. ההבדל בין מהות תזרימית למהות חשבונאית מתבסס בעיקר על משמעות הזמן. לדוגמא – קיים הבדל בין תאריך פרעון של חשבונית ספק לבין התאריך האמיתי בו החשבונית תשולם, שהינה תלויה במועדי ריצות התשלום של האירגון, ואין זהות מוחלטת בין שני תאריכים אלו. הדבר נכון גם לחשבוניות לקוחות – תאריך החיוב של החשבונית של הלקוח, אינה בהכרח ( ברוב המקרים ) מועד פירעון החשבונית. והדבר נכון גם לשאר התנועות התזרימיות.
קיים גם הבדל משמעותי נוסף בין האופן בו החשבות והגזברות מתייחסים אל הערכים הכספיים של התנועות: החשבות מבקרת את הסכומים עד לרמת האגורה, ואילו אנשי הגזברות רגילים לעבוד באלפי שקלים .

3. מערכות התזרים שבמערכות ה- ERP צריכות להיות מערכות אופרטיביות. הן חייבות לאפשר לגזבר לבצע באמצעותן את כל הפעולות להן הוא נדרש ולא רק לשמש כמערכת דוחות לצפיה ללא יכולת לביצוע בזמן אמת.

4. פעולות גזבריות הנובעות מידיעה על טרנזקציות עתידיות, שלא בהכרח נרשמו עדיין בספרי החברה (לדוגמא תקבול עתידי או תשלומי משכורות) ונרשמו באופן ידני במערכות הגיזברות המנוהלות ב ERP, עלולות להירשם בצורה כפולה במערכת הגזברות. בעת שהאירועים ירשמו בספרי החברה ויועברו למערכת הגיזברות - תיווצר כפילות לגבי אותן טרנזקציות. בנוסף לכך, יכולים להיות שינויים בערכים הכספיים ובמועדי התנועות באופן רציף והגזבר אינו מודע להם בכלל.

5. חלק חשוב מעבודתו של הגזבר הוא לבצע בתחילתו של כל יום בדיקה של ההתאמה בין נתוני הפעולות בבנק בפועל לבין נתוני התכנון של מערכת הגזברות של היום הקודם. במערכות ה- ERP לא ניתן כלל לבצע את התהליך הנ''ל בגלל בעיות טכנולוגיות וקונספטואליות.


כתוצאה מכך, אירגונים רבים פנו למגוון פתרונות אלטרנטיבים כגון:
• Excel
• פיתוח וקסטומיזציה בתוך מערכת ה- ERP
• רכישה של מוצר מתוצרת צד שלישי

כל אחד מפתרונות אלו מאופיין ביתרונות וחסרונות שונים.

Excel

Excel הינו כלי זול, מהיר ומוכר המאפשר לנהל יישומים רבים בארגון ובתוכם גם את תזרים המזומנים שלו.

החסרונות הבולטים של כלי זה מתבטאים בעיקר במגבלות של יכולת ההתמודדות עם מבנה תזרים מזומנים מורכב (למשל ישום חוקים גיזבריים שונים, אפשרות לתאריכי הזזה של כניסת ויציאת תשלומים באופן רציף). אולם, המכשול האמיתי בשימוש בכלי זה הינו חוסר בבסיס נתונים – כל שינוי הנעשה בלוחות ה -Excel לא ניתן לשחזור באופן מהיר. הסכנה באיבוד מידע או בעיוות נתונים עקב טעויות שונות מעלה את רמת הסיכון הנובעות משימוש בכלי זה בתחום תזרים המזומנים של הארגון.

השימוש ב-Excel יוצר איי מידע אירגוניים, וכתוצאה מכך נוצרים הבדלים משמעותיים בין הנתונים הקיימים במערכות ה- ERP לבין הנתונים הקיימים ב-Excel. כמו כן, שימוש ב-Excel דורש עבודה ידנית הפותחת פתח לטעיות הקלדה רבות.


פיתוח וקסטומיזציה בתוך מערכת ה- ERP
לכאורה פתרון זה הינו הפתרון האינטואיטיבי והראשוני אותו צריך הארגון לבחון. היתרון מתבטא באפשרות ההכלה של כל הדרישות העיסקיות תוך כדי שמירת שלמות הנתונים ואבטחת המידע. בנוסף, מדובר על כלי שנמצא ממילא על שולחנו של העובד ואינו מצריך לימוד של טכנולוגיה נוספת (הן בצד המיחשובי והן בצד העיסקי). אולם, החסרון בשיטת ישום זו הינו העלות הגבוהה מאוד של פיתוח פיתרון זה. הפתרון משמש מספר משתמשים מועט מאוד בארגון, ולכן עלותו פר משתמש אינה פרופורציונאלית יחסית לשאר חלקי מערכת ה- ERP בארגון. כמו כן, כפי שאנו מכירים מפרויקטי פיתוח בכלל ומערכות ERP בפרט, שלב הפיתוח הינו השלב הראשון בחיי המערכת. יש לקחת בחשבון את עלויות התחזוקה והשיפורים העתידים של פתרון זה על מנת להתאים אותו לתנאים העיסקיים המשתנים בשוק. סך העלויות המצטבר מהווה חסם כניסה גבוה לארגונים בינונים וגדולים.

רכישת מוצר מתוצרת צד שלישי
אפשרות זו הינה פשוטה יחסית במובן הטכנולוגי שלה. כלומר, קנייה של מוצר צד ג', התקנתו וביצוע קסטומיזציה, הטמעה והדרכה. לכל מוצר כזה יש יכולות מוגדרות, והארגון בוחר האם היכולות, האפשרויות הגלומות בו והדו''חות שהוא מפיק מתאימים לפעילותו השוטפת. הארגון (לאחר בדיקה) יודע מה הוא רוכש, את עלויות הקסטומיזציה והתחזוקה השוטפת, ועד כמה המוצר מאפשר התרחבות וגמישות לשינויים עתידיים.

לאפשרות זו ישנם כמובן מספר חסרונות, המתבטאים בכך שבמידה והארגון רוצה ליצור ממשק בין המוצר שמתוצרת צד שלישי לבין פתרונות התשתית הקיימים בארגון (כגון מערכות ERP ) נוצרות בעיות הזהות באופיין לחסרונות המאפיינים את הפיתוח והקסטומיזציה של מערכת הERP שהוזכרו לעיל.

 
כתוצאה מהבעיות שהוזכרו לעיל, נוצר הצורך במוצר שמצד אחד יספק את כל צרכי הגזבר ברמה התפעולית ורמת הבקרה מחד, ומאידך יתגבר על הבעיות העלולות להיווצר כתוצאה מיישום של אחד מהפתרונות שהוזכרו.

הפתרון האולטימטיבי - Cash4ERP

העובדה שמערכת הגזברות היתה מחוץ ל-ERP, והפתרונות האלטרנטיביים השונים, יצרו צורך בפתרון משלים יחודי לגזברים במסגרת מערכת ה-ERP הארגונית, תוך יצירת גשר בין איי המידע בארגון. כך פותח Cash4ERP, המאפשר למנהלי כספים וגזברים לשמור על שליטה מלאה בפעילויות כספיות ולצפות באופן מדויק תזרימי מזומנים שונים תוך הסתמכות על תרחישים שונים.

Cash4ERP פותח כשולחן עבודה פיננסי המאפשר הקמה, ניהול ותפעול שוטף של מחברות הגזברות בארגון, תכנון כספים לטווח קצר, בינוני וארוך, ניתוחי תכנון מול ביצוע, ניהול הקשר מול הבנקים, והגדרה והפעלה של אובייקטים גזבריים.

הצורך בחיבור ל-ERP הביא לכך שהמוצר מתממשק באופן אוטומטי (באמצעות אדפטורים קיימים) למערכות ה- ERP בארגון ובתוכן Oracle Application, SAP, פריוריטי ונוספות.

Cash4ERP מאפשר אחידות ושלמות של הנתונים המושגת ע''י כריית המידע ממקורות המידע הפוטנציאליים, מערכות ה-ERP, מערכות חיצוניות מרכזיות, נתונים מוניטריים ועוד.

המוצר מאפשר ניהול ומעקב אחר תזרים מזומנים תוך ראיה אגרגטיבית ופרטנית של מחזור הכספים השלם. באמצעות Cash4ERP ניתן להתחבר לסביבת מערכות ה- ERP בצורה שקופה ולשמור על קשר דו כיווני של עידכון ומשיכת נתונים בו זמנית ובזמן אמת . חיבור זה מאפשר איחוד המקורות הכספיים לצורך הבטחת נזילות ובקרה על יתרות וחיובים בנקאיים.

Cash4ERP מהווה בצד התפעולי שלו מחברת גיזברות – ועל בסיס זה מסייע בחיזוי תזרים מזומנים דינמי המאפשר קבלת החלטות ניהוליות מושכלות בזמן אמת. הוא מזהה חשיפה למטבע חוץ וסיכונים פיננסיים נוספים, דבר המוביל להפחתה משמעותית ברמות הסיכון ובעלויות הגידור. תהליכי העבודה המובנים ב- Cash4ERP משקפים את הפרקטיקות המובילות לניהול גזברות ותזרים מזומנים בארגונים.

Cash4ERP הוא פתרון תפעולי יומיומי לגזבר, המאפשר קבלת מצב בנקים מעודכן בכל זמן, ניתוח נתונים גמיש ומהיר הניתן להתאמה לפי צרכי הגזבר, ביצוע הוראות לבנק ולארגון, ותחקור נתונים, יכולת הקפאת תכנון ויכולת בדיקת תכנון מול ביצוע.

עקב יתרונותיו הרבים, משמש ה- Cash4ERP בנוסף להיותו כלי עבודה יום יומי עבור הגזבר. כמערכת BI בזמן אמת עבור מנהל הכספים בארגון. המערכת מאפשרת למנהל הכספים להנחיל מדניות כספית בארגון, לראות תנועות חריגות, אתגרים בתזרים המזומנים של הארגון ולפתור בעיות עוד בזמן התהוותן.